¿Qué incluye la producción audiovisual de un evento de empresa?
En SĀNTAL Palma se cotizan como producción técnica opcional el sonido, la mesa de DJ, la iluminación, las pantallas LED, el audiovisual a medida y la seguridad privada. Van aparte del menú porque dependen por completo del evento: una cena con un brindis no necesita lo mismo que una presentación de resultados con vídeo. Lo importante es decidirlo al pedir el presupuesto, no sobre la fecha.
Por qué la parte técnica no se puede dejar para el final
Es la última casilla de casi todas las listas y debería ser de las primeras, por una razón que no tiene nada que ver con la técnica: condiciona el espacio.
Dónde va la pantalla determina dónde mira la gente. Dónde mira la gente determina cómo se colocan las mesas. Cómo se colocan las mesas determina por dónde entra el servicio y dónde acaba la barra. Resolver la pantalla tres días antes del evento significa aceptar la distribución que quede, no la que le conviene al evento.
La segunda razón es más simple: el material técnico se alquila, y en las semanas de diciembre lo alquila todo el mundo a la vez.
Qué necesita cada tipo de evento
| Tipo de evento | Lo que hace falta | Lo que sobra |
|---|---|---|
| Cena con brindis | Un micrófono y sonido ambiente. Poco más. | Pantalla. Nadie mira una pantalla durante una cena. |
| Presentación de resultados | Pantalla, micrófono, sonido para vídeo, y luz que permita ver al ponente sin apagar la sala. | DJ e iluminación de color, que compiten con la lectura. |
| Lanzamiento de producto | Iluminación sobre el producto, pantalla, sonido y música. La luz es lo que decide cómo salen las fotos. | Micrófonos de más: en un lanzamiento se habla poco y se enseña mucho. |
| Fiesta de cierre de año | DJ, sonido potente e iluminación. Un micrófono para el momento del brindis. | Pantalla, salvo para el vídeo del año, que dura tres minutos. |
| Jornada de trabajo | Pantalla, sonido y micrófono; luz neutra y estable durante horas. | Todo lo de espectáculo: en una jornada larga cansa. |
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Las preguntas que hay que hacer, sin ser técnico
- ¿Se ve la pantalla desde la última mesa?No preguntes las pulgadas: pregunta si se lee desde el punto más lejos de la sala. Es la única medida que importa, y quien conoce el espacio la sabe de memoria.
- ¿Cuántas personas van a hablar?Una persona desde un punto fijo necesita un micrófono. Dos alternándose necesitan dos, porque pasarse uno de mano en mano corta el ritmo. Si hay preguntas del público hace falta uno inalámbrico que circule, o alguien que repita cada pregunta en voz alta.
- ¿Hay alguien durante el evento, o solo se monta?Es la pregunta que más se olvida. Que el equipo esté montado no significa que haya un técnico presente cuando el vídeo no arranque. Pregunta si hay asistencia durante el evento y quién es esa persona.
- ¿Cuándo se puede probar?Con el portátil real y el archivo real, no con uno parecido. La mitad de los problemas de una presentación son de conexión: el adaptador que falta, la resolución que no encaja, el vídeo sin sonido.
- ¿Qué pasa con la luz de la sala?Para leer una pantalla hay que bajar la luz, y con la luz baja no se ve a la gente ni salen las fotos. Un espacio que resuelve esto tiene luz por zonas: se baja sobre la pantalla y se mantiene en la sala.
Las cinco que se resuelven tarde y salen mal
- El adaptador. El portátil de quien presenta casi nunca conecta directo. Pregunta qué entradas hay y lleva tu propio adaptador.
- El sonido del vídeo. Un vídeo que se ve pero no se oye es un vídeo que no existe. Es distinto de conectar la imagen y se prueba aparte.
- La presentación en la nube. Si depende del wifi del sitio, llévala también en un pendrive. El wifi de cualquier espacio lleno de gente es otro wifi.
- El silencio inicial. Nadie decide quién pide silencio para que empiece la parte formal. Sin música que baje y un micrófono que se encienda, esa transición se hace a gritos.
- La foto del final. La foto de grupo se piensa cuando la gente ya se está yendo. Decide antes en qué momento se hace y con qué luz.
Proyectar en un edificio del siglo XVII
El Salón Interior de SĀNTAL está preparado para esto: bóveda de piedra centenaria, suelo de terracota, climatización y equipo audiovisual, con capacidad para hasta 80 personas.
Lo que cambia respecto de una sala de hotel es la acústica. La piedra devuelve el sonido en lugar de absorberlo, y eso tiene dos caras: una voz sin amplificar llega más lejos que en una sala moderna, pero un sonido mal calibrado rebota y se enturbia. Por eso, en un espacio así, la prueba previa vale más que en cualquier otro sitio: no es un trámite, es lo que evita que el discurso suene a eco.
Y hay una compensación que ninguna sala de hotel ofrece: el espacio ya es el escenario. Una presentación en un molino del siglo XVII, datado hacia 1680, no necesita decoración añadida ni un fondo de marca para verse bien.
Sonido en la terraza: la trampa
Al aire libre el sonido se dispersa y no rebota, así que hace falta más potencia para el mismo resultado y la voz pierde presencia y cuerpo. Un discurso en la terraza suena más flojo de lo que sonaría dentro, aunque el equipo sea el mismo.
La solución es de programa, no de equipo: la parte formal va dentro —discurso, presentación, vídeo— y la terraza se reserva para el cóctel y la sobremesa, donde el sonido ambiente basta. Si el evento es en noviembre o diciembre, los números del aire libre en invierno ya empujan en esa misma dirección.
Seguridad privada
SĀNTAL la ofrece como servicio dentro de la producción. Conviene preguntarlo al pedir el presupuesto —sobre todo en eventos grandes o abiertos a público— porque las condiciones aplicables dependen del tipo de evento y las confirma el espacio para cada caso. No es algo que convenga dar por supuesto en ninguna de las dos direcciones.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye la producción audiovisual?
Sonido, mesa de DJ, iluminación, pantallas LED, audiovisual a medida y seguridad privada, todo cotizado aparte del menú y según lo que el evento necesite.
¿Cuándo hay que decidir la parte técnica?
Al pedir el presupuesto. Dónde va la pantalla determina dónde van las mesas y por dónde entra el servicio; resolverlo tres días antes es aceptar la distribución que quede.
¿Cuántos micrófonos hacen falta?
Uno por cada persona que hable desde un punto fijo, y uno inalámbrico más si va a haber preguntas del público. Pasarse un micrófono de mano en mano corta el ritmo.
¿Se puede proyectar en un edificio histórico?
Sí: el Salón Interior tiene equipo audiovisual y capacidad para 80. Lo que cambia es la acústica —la piedra devuelve el sonido— y por eso conviene una prueba previa en el espacio real.
¿Qué pasa con el sonido en la terraza?
Al aire libre se dispersa y la voz pierde presencia. La parte formal va dentro; la terraza, para el cóctel y la sobremesa.
¿Hace falta seguridad privada?
Depende del evento y de sus condiciones concretas. SĀNTAL la ofrece dentro de la producción y conviene consultarlo al pedir el presupuesto, sobre todo en eventos grandes o abiertos.